Fim do mês. Você abre o aplicativo do banco e o saldo está bom. Dá até vontade de comemorar. Aí chega a semana seguinte: o aluguel do salão, a conta do fornecedor do bolo, o pagamento da equipe da festa de sábado. E o dinheiro que parecia sobrar some.
Isso acontece com muita empresa de festas. E quase nunca é falta de cliente. É falta de enxergar o dinheiro que entra e sai antes de ele entrar e sair. É pra isso que serve o fluxo de caixa.
Neste guia você vê como montar um fluxo de caixa simples, sem termo difícil: o que anotar, o erro mais comum de quem está começando e três perguntas para fazer todo começo de mês. Serve para buffet, decoração, recreação, salão de festas ou quem faz festa em casa.
O que é fluxo de caixa (do jeito simples)
Fluxo de caixa é uma lista de tudo o que entra e tudo o que sai de dinheiro da sua empresa, com a data de cada coisa. Só isso.
A diferença para o extrato do banco é uma só: o fluxo de caixa mostra também o que ainda vai entrar e sair. O extrato mostra o passado. O fluxo de caixa mostra o passado e o que vem pela frente.
O que entra no fluxo de caixa de uma empresa de festas
Entradas
- Sinal que o cliente paga para reservar a data.
- Parcelas do contrato, cada uma com a data de vencimento.
- Saldo final, que muita gente cobra alguns dias antes da festa.
- Extras combinados depois: hora extra, mais convidados, um item a mais na decoração.
Anote cada parcela no dia em que ela vence, não tudo junto no dia em que o contrato foi fechado. Se a festa de dezembro foi fechada em outubro em quatro vezes, são quatro entradas, em quatro datas.
Saídas
- Despesas da festa: comida, bebida, bolo, doces, flores, balões, aluguel de material, equipe extra, transporte.
- Despesas fixas: aluguel do espaço, contas de luz e água, internet, contador, sistema, salário de quem trabalha todo mês.
- Seu pró-labore: o valor que você tira para você. Ele também é uma saída e precisa estar na lista.
- Taxas: maquininha, parcelamento no cartão, imposto do MEI ou da empresa.
Uma dica que ajuda muito: separe as despesas em poucas categorias (comida, decoração, equipe, fixas, impostos). Assim, no fim do mês, você vê para onde o dinheiro está indo, sem precisar ler linha por linha.
O erro clássico: olhar só o saldo da conta
O saldo da conta engana por dois motivos.
Primeiro: o dinheiro do sinal ainda não é seu. Quando o cliente paga o sinal de uma festa de março, esse dinheiro entra agora, mas a despesa da festa só vem em março. Se você gastar tudo hoje, vai faltar lá na frente.
Segundo: tem conta que ainda não venceu. O fornecedor que você vai pagar na sexta, o freelancer da festa de sábado, o boleto do aluguel. Nada disso aparece no saldo de hoje.
Por isso, a pergunta certa não é “quanto tem na conta?”. É “quanto vai sobrar depois de pagar o que já está combinado?”.
Resultado do mês × o que ainda vai entrar
Vale olhar o fluxo de caixa em duas partes, sempre separadas:
- Resultado do mês: o que entrou menos o que saiu de verdade naquele mês. Mostra se o mês fechou no azul ou no vermelho.
- A receber e a pagar: o que ainda vai entrar (parcelas futuras) e o que ainda vai sair (contas que já estão marcadas). Mostra se os próximos meses estão tranquilos ou apertados.
Na alta temporada, por exemplo, o resultado do mês pode ser ótimo e, mesmo assim, o começo do ano vir apertado, porque quase tudo já foi recebido e as contas fixas continuam. Quem olha as duas partes enxerga isso com antecedência e se prepara.
Se o problema é dinheiro que não entra na data, vale ler também como cobrar cliente de festa sem constrangimento.
3 perguntas para fazer todo começo de mês
Reserve 15 minutos no primeiro dia útil do mês e responda:
- Sobrou ou faltou dinheiro no mês passado? Olhe o resultado do mês: entradas menos saídas. Se faltou, descubra em qual categoria de despesa foi.
- Quem está me devendo? Liste as parcelas vencidas e não pagas. Cada uma vira uma mensagem de cobrança ainda nesta semana.
- O que entra e o que sai nos próximos 30 dias? Some as parcelas a receber e as contas a pagar. Se a conta não fecha, você ainda tem tempo de agir: cobrar um saldo antes, renegociar um prazo com fornecedor ou segurar um gasto.
Três perguntas, uma vez por mês. Parece pouco, mas é o que separa quem é pego de surpresa de quem sabe o que vem pela frente.
Planilha ou sistema?
Dá para começar o fluxo de caixa numa planilha, sim. O problema aparece quando a empresa cresce: são várias festas por mês, cada uma com sinal e parcelas, despesas espalhadas em notas e comprovantes no WhatsApp. A planilha passa a depender de você lembrar de anotar tudo, toda vez. A gente falou disso em planilha para buffet: até quando ela dá conta.
No Gestão Festa, o fluxo de caixa sai pronto
No Gestão Festa você já lança as parcelas de cada contrato e as despesas do dia a dia. Com isso, o relatório Fluxo de caixa mensal mostra, mês a mês, o que foi recebido, o que foi pago, o que ainda está a receber e a pagar, e o resultado de cada mês. Sem montar fórmula.
E o relatório Despesas por categoria mostra para onde o dinheiro está indo, com as despesas pagas e a pagar mês a mês. É a resposta pronta para a primeira pergunta da lista acima.
Os dois ficam no menu Relatórios, com filtros prontos e a opção de exportar a lista para Excel ou PDF. Veja todos os relatórios do Gestão Festa.
Comece este mês
Fluxo de caixa não precisa ser complicado. Precisa ser feito todo mês. Se você quer parar de depender do saldo da conta para saber se está indo bem, o Gestão Festa, sistema para festas e eventos, junta contratos, parcelas, despesas e agenda num lugar só, no computador ou no celular.
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